Die Sonne geht über der toskanischen Landschaft unter. In der Ferne klingen die ersten Takte eurer Lieblingsmelodie. Gäste lachen, Gläser klingen, und ihr steht da – angekommen, entspannt, verliebt.

Aber Moment. Wer hat eigentlich den Floristen organisiert? Und war der DJ nicht in Spanien statt in Italien gebucht? Und was ist mit dem Shuttle für Tante Ingrid?

Genau hier liegt der Zauber eines gut durchdachten Koordinationspakets für Hochzeiten im Ausland. Denn so sehr eine Destination Wedding nach Romantik klingt – sie ist auch ein logistisches Abenteuer. Und das braucht Profis, die sich auskennen, abstimmen, vorbereiten, retten, wenn’s drauf ankommt.

In diesem Artikel schauen wir uns an, was destination wedding vendor coordination packages leisten, für wen sie sich lohnen – und warum sie vielleicht euer schönstes Hochzeitsgeschenk sind, bevor es überhaupt losgeht.

Der Traum von der Ferne – und die Realität dahinter

Eine Hochzeit am Meer, auf einem Weingut in Frankreich oder auf einer kleinen griechischen Insel klingt nach Pinterest pur. Und das ist es auch – wenn alles klappt.

Aber: Wer im Ausland heiratet, hat mit mehr zu tun als „nur“ Kleid und Menüwahl. Da geht’s um:

• unterschiedliche Zeitzonen
  
• Sprachbarrieren
  
• fremde Gesetzgebungen
  
• Dienstleister, die man nie persönlich getroffen hat
  
• logistische Herausforderungen (Strom, Wetter, Transport, …)
  

Kurz gesagt: Du brauchst jemanden, der vor Ort den Überblick behält – und zwar über alle, die an eurem Tag beteiligt sind.

Was ist ein Vendor Coordination Package überhaupt?

Stell dir vor, du hast fünf bis zehn Dienstleister gebucht: Catering, Floristik, Fotograf, Musiker, Visagistin, Technik, Deko-Team, Locationmanager, vielleicht sogar Kinderbetreuung.

Ein Vendor Coordination Package sorgt dafür, dass alle am selben Strang ziehen, zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind – und du als Brautpaar nichts davon mitbekommst.

Klingt simpel? Ist es nicht. Aber es ist machbar – mit der richtigen Planung.

Typische Leistungen im Überblick

Ein gutes Koordinationspaket umfasst meist:

• Kommunikation mit allen Dienstleistern im Vorfeld (per Mail, Telefon, Zoom)
  
• Erstellung eines detaillierten Tagesablaufs inkl. aller Timings, Kontakte, Aufgaben
  
• Abstimmung vor Ort – Wer kommt wann? Wer baut wo auf? Wo ist Strom, Wasser, Zufahrt?
  
• Koordination am Tag selbst – Ansprechpartner für alle, Troubleshooter, Zeitmanager
  
• Letzter Check vor Ort: Funktionieren Technik, Ablauf, Catering, Licht, Bestuhlung etc.?
  
• Nachbereitung (z. B. Rückgabe von Leihmaterial, Trinkgelder verteilen, offene Punkte klären)
  

Es geht nicht darum, neu zu planen – sondern darum, das, was ihr geplant habt, sicher, ruhig und elegant umzusetzen.

Für wen lohnen sich solche Pakete?

Ganz ehrlich: Für fast alle, die nicht vor Ort wohnen oder arbeiten.

Egal ob ihr als Paar in Deutschland lebt und in Portugal heiratet oder ob ihr eine Agentur aus Hamburg beauftragt habt, die Location aber auf Santorini ist – Koordination vor Ort ist Gold wert.

Gerade bei Hochzeiten ab ca. 50 Personen und mehreren Dienstleistern wird’s sonst einfach zu viel. Und mal ehrlich – willst du am Tag vorher wirklich noch mit dem Caterer die Menüfolge besprechen?

Unterschied zur klassischen Hochzeitsplanung

Ein häufiger Irrtum: Koordination = Planung. Nein. Eine Hochzeitsplanerin entwirft, findet Locations, entwickelt Konzepte. Eine Koordinatorin sorgt dafür, dass das geplante Konzept reibungslos abläuft.

Natürlich gibt’s Überschneidungen – viele Planer*innen bieten beides an. Aber gerade bei Destination Weddings kann es sein, dass ihr vieles selbst plant – und dann eine Koordinatorin engagiert, die alles vor Ort umsetzt.

Das ist oft günstiger, flexibler – und mindestens genauso sinnvoll.

Was kostet der Spaß?

Je nach Umfang, Ort, Anzahl der Dienstleister und Vorbereitungszeit variieren die Preise stark. Rechne grob mit:

• ab 1.200 € für kleinere Koordinationspakete (1–2 Dienstleister, 1 Tag vor Ort)
  
• 2.000–3.500 € für umfangreichere Pakete (inkl. Vor-Ort-Termine, Ablaufplanung, 5+ Dienstleister)
  
• plus eventuelle Reisekosten, Unterkunft und ggf. lokale Steuern
  

Wichtig: Lasst euch immer ein individuelles Angebot machen. Gute Anbieter fragen erst, was ihr braucht – und rechnen dann.

Worauf ihr bei der Auswahl achten solltet

• Erfahrung mit Destination Weddings – klingt logisch, ist aber nicht selbstverständlich
  
• Mehrsprachigkeit – gerade in Südeuropa ein Riesenvorteil
  
• Referenzen & Fotos von bisherigen Hochzeiten
  
• Vertragliche Klarheit – was ist enthalten, was nicht?
  
• Chemie! – Ihr solltet euch wohlfühlen, schließlich vertraut ihr dieser Person euren Tag an
  

Fazit: Koordination ist kein Luxus, sondern Entlastung

Die besten Hochzeiten sind die, bei denen das Brautpaar wirklich anwesend ist – nicht nur körperlich, sondern mit Kopf und Herz.

Wenn du dich fragst, ob destination wedding vendor coordination packages den Aufpreis wert sind, dann frag dich lieber: Wie viel ist mir ein entspannter Hochzeitstag wert?

Vielleicht ist genau das der Unterschied zwischen Stress und Freude. Zwischen Multitasking und Moment-Genießen. Zwischen Hilfe, wo ist die Band? und Oh wow, sie spielen unser Lied.

Und mal ehrlich: Für den perfekten Sonnenuntergang in den Bergen, am Meer oder in einer alten Finca… sollte wirklich alles stimmen.